Mediator to osoba neutralna i bezstronna wobec uczestników postępowania rozjemczego. Nie może więc być w żaden sposób zainteresowana sposobem rozstrzygnięcia sprawy ani też związana z którąkolwiek stroną (rodzinnie, biznesowo lub towarzysko). Mediator jest obowiązany niezwłocznie ujawnić stronom okoliczności, które mogłyby wzbudzić wątpliwości co do jego bezstronności.
Do mediatora można zgłosić się na każdym etapie konfliktu, w szczególności wówczas, gdy strony doszły do wniosku, że nie są w stanie ze sobą rozmawiać albo mimo prowadzonych rozmów, nie są w stanie samodzielnie znaleźć rozwiązania swego konfliktu.
Skorzystanie z usług mediatora jest możliwe przed wszczęciem procesu sądowego. Strony konfliktu mogą się umówić ustnie, że zamiast od razu wszczynać postępowanie przed sądem, poszukają rozwiązania w obecności mediatora. Mediacja może zastąpić postępowanie sądowe, a ugoda osiągnięta przed mediatorem wymagać będzie jedynie zatwierdzenia przez Sąd.
Jeżeli jedna ze stron chciałaby zaprosić do mediacji drugą stronę i nie wie jak to zrobić, to najlepiej jeżeli zwróci się o pomoc do wykwalifikowanego mediatora.
Strony mogą zostać skierowane do mediatora również na każdym etapie trwającego już procesu sądowego.